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Past-Present-Future-Methode: die Startrampe für reibungslose Projekte

Alexander Lenz, Senior UI-Designer bei UX&I in DüsseldorfThomas Petzold, Senior UX-Berater bei UX&I
Von

Alex Lenz & Thomas Petzold

Past-Present-Future-Methode: die Startrampe für reibungslose Projekte

Die Anfangsphase eines Projekts bietet oft ein kurzes Zeitfenster, um den Projektverlauf, die Teamzusammenarbeit und letztendlich das Ziel und den Weg dorthin von vornherein in die richtigen Bahnen zu lenken. Besonders wichtig ist es, zu Beginn an sicherzustellen, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis haben vom Projekt und den damit verbundenen Zielen. Selbst kleine Unsicherheiten oder Missverständnisse in dieser Phase können große Auswirkungen auf das gesamte Projekt haben und viel Zeit und Geld kosten.

Wir haben die Past-Present-Future-Methode entwickelt, um Teams und Stakeholder von Anfang an zu alignen und die Grundlage zu schaffen, um gemeinsam in die richtige Richtung zu starten.

Methode in Miro für Team-Alignement: Past-Present-Future-Methode

Wie funktioniert die Past-Present-Future-Methode?

Die Stärke der Methode: Sie ist so niedrigschwellig wie effektiv und kann ohne großen Arbeits- und Zeitaufwand eingesetzt werden. 

Ablauf

Kernpunkt ist es, als Team nicht sofort Richtung Zukunft durchzustarten, sondern an den richtigen Stellen innezuhalten und einen Blick auf den Gesamtkontext zu werfen – am besten mit Vertreter*innen aller relevanten Rollen und mit Stakeholdern. Im Zentrum stehen drei Zeitdimensionen:

  1. Past: Was ist bis jetzt passiert?
    Fragt euch: Was ist dem Projekt vorangegangen? Was ist bereits im Unternehmen geschehen, das relevant für die aktuelle Herausforderung ist? Was ist der Kontext im Unternehmen?
  2. Present: Wo steht ihr heute?
    Arbeitet heraus, was die Motivation für das Projekt ist. Wie sieht die aktuelle Situation aus? Dabei könnt ihr auch die aktuellen Pains festhalten, die eine Lösung erforderlich machen.
  3. Future: Wo soll die Reise hingehen? 
    Was wollt ihr gemeinsam erreichen – direkt, bald und auch längerfristig? Redet darüber und haltet es fest.

Achte darauf, dass ihr von vornherein festlegt, was genau mit „Past” und ”Future” (kurz- mittel- und langfristig) gemeint ist. Über welche Zeiträume sprecht ihr genau? Was ist in eurem speziellen Kontext sinnvoll?

Gemeinsam geht ihr das Schema von links nach rechts durch und hinterlasst Stickies – so dass ganz nebenbei auch eine jederzeit wieder aufrufbare, gut nachvollziehbare Dokumentation entsteht. Das Sammeln der Stickies funktioniert entweder als offene Diskussion, bei der die/der Moderator*in mitschreibt, oder auch als Brainwriting-Session, in der alle Teilnehmer*innen im Stillen Notizen machen und die Ergebnisse dann im Plenum besprochen werden. Ob Diskussion oder Brainwriting hängt vor allem von der Gruppe ab. Beim Brainwriting kannst du sichergehen, dass jede Stimme gehört wird. 

Wichtig ist, die Stickies am Ende thematisch zu clustern und darauf zu achten, dass eine wirklich saubere Dokumentation erzeugt wird. Auch optische Verknüpfungen zwischen thematisch passenden Stickies können helfen.

Wann und wie ist die Methode sinnvoll?

Das Schöne ist: Die Past-Present-Future-Methode kannst du generell jederzeit einsetzen. Ideal ist sie ganz am Anfang eines Projekts, als Teil einer Recap oder sogar im Salesprozess, wenn du bei der ersten Projektanbahnung herausfinden willst, was genau gebraucht wird.

Generell ist eine Gruppengröße von vier bis maximal zehn Personen empfehlenswert. Aber ein One-on-one ist möglich, falls es aus organisatorischen Gründen leichter ist. So könnt ihr zum Beispiel einen Durchlauf mit einem Stakeholder machen und das Ergebnis dann mit dem Team durchgehen und erweitern – oder umgekehrt. Aber am besten ist ein etwas größerer Personenrahmen, damit die Diskussion angeregt wird und bessere Ergebnisse erzielt werden können. 

Die Methode lebt von Leichtgewichtigkeit, es bedarf keiner Vorbereitung der Teilnehmer*innen und in nur 30 bis 60 Minuten könnt ihr gemeinsam schon eine Menge erreichen. Auch dadurch trifft das Format auf viel Akzeptanz. 

Und dann?

Die gesammelten Ergebnisse sind die beste Basis für einen reibungslosen Projektverlauf und eignen sich hervorragend als Setting-the-stage für weitere Methoden wie Working Backwards, Prozessdiagramme oder Roadmapping, mit denen du das Projekt weiter zielorientiert planen kannst.

Vorteile: Warum ist die Past-Present-Future-Methode (fast) immer eine gute Idee?

Bei geringem Zeitaufwand und mit einer simplen Durchführung kannst du gleich mehrere grundlegende Ziele erreichen und dein Projekt von Anfang auf solide Füße stellen. Hier die wichtigsten Vorteile:

  1. Basis fürs Team- und Projekt-Alignment
    Hierin liegt die Magie der Methode: Menschen fangen an, miteinander zu reden. Sie stellen sich die Frage: Warum sitzen wir heute zusammen, was wollen wir erreichen? Teilweise wissen Teammitglieder vorher nicht, wo die anderen gerade stehen, welche unterschiedlichen Sichtweisen existieren und wo das Verständnis über gemeinsame Ziele auseinandergeht. Durch die Diskussion und das schriftliche Festhalten wird all dies explizit gemacht. Am Ende wird das Ergebnis im Idealfall von allen abgenickt. 
  2. Aus Rollen werden Menschen
    Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Menschen in Projekten oft wild zusammengeworfen werden und sich kaum mit dem Gegenüber beschäftigen. Durch die Past-Present-Future-Methode finden die Menschen als Team zusammen. Gerade im Remote-Kontext ist das entscheidend.
  3. Ergebnisse sichtbar machen
    Durch die strukturierte Dokumentation ist es im weiteren Projektverlauf möglich, immer wieder auf die Basis zurückzublicken. Auch das Onboarding neuer Teammitglieder ist schnell und einfach möglich.
  4. Ressourcen sparen
    Da die Methode direkt zu Beginn grundlegende Fragen klärt, kann sie für den gesamten Projektverlauf großen Wert haben. Sie kann Missverständnisse von vornherein aus dem Weg räumen und so im Nachhinein unnötige Arbeit vermeiden. Beispielsweise ist es schon passiert, dass in der Diskussion herausgekommen ist, dass - wie bei einem Puzzle - Stück 13 von 15 eigentlich Stück 3 von 15 ist. Das Projekt musste ganz anders geplant werden als ursprünglich vermutet.

Oft hören wir den Satz „Gut, dass wir darüber gesprochen haben”.

Aus der Praxis: bewährte Lieblingsmethode

Wir verwenden die Methode auch deshalb so gern, weil sie bei unseren Kund*innen durchweg gut ankommt und diese ihren Wert schnell erkennen und zu schätzen wissen. Beispielsweise haben wir sie immer wieder im Rahmen eines Product-Discovery-Programms bei d.velop eingesetzt. Im Video erklärt Product Owner Malte Alsmeier, warum Past-Present-Future seine Lieblingsmethode war:

Das Video kann nur angezeigt werden, wenn Cookies erlaubt sind (Datenschutzerklärung ansehen).

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Mehr über das „Discovery Accelerator Program” bei d.velop und die nachhaltige Verankerung von Discovery Habits erfährst du im Showcase.

Fazit

Es ist eigentlich ein No-Brainer: In 30 bis 60 Minuten kannst du für dein Projekt und dein Team eine ideale Grundlage schaffen, um gemeinsam einfacher ans Ziel zu kommen. So trivial das Vorgehen klingt, die Teilnehmer*innen sind jedes Mal begeistert und finden die Ergebnisse hilfreich. Wie grundsätzlich jede Methode ist auch diese nur eine Richtlinie, passe sie gern für dich und deinen Kontext an, damit sie am besten wirken kann. Viel Spaß und Erfolg! 

PS: Wir sind gespannt, welche Erfahrungen du mit der Past-Present-Future-Methode machst, berichte uns doch gern auf LinkedIn davon.

Über die Experten

Alexander Lenz, Senior UI-Designer bei UX&I in Düsseldorf

Alex Lenz

Senior UI-Designer

Mit seinen Visualisierungen schafft es Alex, Entwicklungsteams dabei zu unterstützen, Komplexität leicht und verständlich zu machen und in erste Produktideen zu überführen.

Thomas Petzold, Senior UX-Berater bei UX&I

Thomas Petzold

Senior UX-Berater

Thomas arbeitet als Senior UX-Berater mit Teams an digitalen nutzerzentrierten Produkten. Zusätzlich hilft er gerne dabei, die Continious Product Discovery in Unternehmen zum Leben zu erwecken.

Inhaltsverzeichnis
  1. Wie funktioniert die Past-Present-Future-Methode?
  2. Vorteile: Warum ist die Past-Present-Future-Methode (fast) immer eine gute Idee?
  3. Fazit

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