UX-Writing-Aufbau: Pionierarbeit für ganzheitliche UX

Ziel unseres Supports ist, Menschen schnell und pragmatisch in die Lage zu versetzen, UX Writing in ihrem Arbeitsalltag anzupacken. Gutes UX Writing ist kein Skill, das man an einem Tag erlernt – dennoch ist es möglich, Grundlagen so zu vermitteln, dass sie eine erste Verbesserung bewirken und den Grundstein legen, durch eigenständiges Üben besser zu werden.

Um UX Writing als Disziplin aufzubauen und zu verankern, funktioniert kein Konzept von der Stange. Wir mussten von Beginn an die Hintergründe verstehen, beispielsweise wie die Produktentwicklung bei DATEV funktioniert, welche Rolle Nutzerzentrierung allgemein spielt und welchen Reifegrad UX Writing im Unternehmen bereits erreicht hat.

In einem initialen Workshop analysierten wir gemeinsam in kleiner Runde die Ausgangslage und Ziele. Anhand der vier Säulen Mindset, Arbeitsweise, Strukturen und Lernen priorisierten wir die Roadmap und legten fest, dass konkretes Anwendungswissen, Methoden und Leitlinien zunächst im Fokus stehen sollen.

In einem weiteren Workshop schufen wir das Grundgerüst für UX-Writing-Leitlinien bei DATEV. Wir legten den Aufbau fest, betrachteten die Marke und die Markensprache, priorisierten acht Kriterien für gute UX-Texte für DATEV und leiteten schließlich die wichtigsten Merkmale für Sprache in DATEV-Software ab.

Das Ergebnis: Leitlinien, die als fester Bestandteil des Designsystems im ganzen Unternehmen verankert sind und jederzeit von unterschiedlichsten Mitarbeiter*innen genutzt werden können. Ihre Bedeutung wächst: Denn gut dokumentierte Sprachleitlinien sind heute auch die Grundlage dafür, KI sinnvoll in die Produktentwicklung einzubinden.

Anhand der Workshop-Erkenntnisse konzipierten wir ein Einstiegstraining. Die Teilnehmer*innen erhalten dabei ein Verständnis davon, was UX Writing bei DATEV genau ist, was in den Verantwortungsbereich gehört, was Texte so wirkungsvoll macht und vor allem welche Methoden und Tricks sie direkt in ihrem Arbeitsalltag anwenden können.

Ein praktischer Methodenkoffer steht immer im Mittelpunkt. Hilfreich ist beispielsweise – gerade am Anfang – die Zielscheiben-Bewertung. Sie macht Schwachstellen in Texten sichtbar, ordnet sie ein und ermöglicht eine ganz gezielte Optimierung.

Wir teilten die Trainingsinhalte auf zwei halbe Tage auf: Am ersten Tag stehen die Grundlagen im Fokus, am zweiten Tag das Anwenden des Gelernten. Ziel ist immer, viele Übungsmöglichkeiten zu bieten, Diskussionen anzuregen und den Teilnehmer*innen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig kennenzulernen und zu vernetzen. Letzteres ist ein wichtiger Zusatznutzen der Trainings, denn gerade beim Aufbau einer neuen Disziplin ist es entscheidend, dass sich die Rolleninhaber*innen gegenseitig unterstützen, das Thema gemeinsam weitertragen und ein ständiger Austausch gefördert wird.  Dafür sorgt auch die Community of Practice: Sie trifft sich regelmäßig – und das nicht nur remote, sondern auch vor Ort.

Neben dem Einstiegstraining entwickeln wir gemeinsam mit DATEV weitere Formate, um zentrale Spielfelder im UX Writing detailliert zu behandeln. In einem Fokustraining zum Thema „Fehlermeldungen” betrachteten wir die diversen Typen in DATEV-Produkten, beleuchteten deren Funktionsweise, den Aufbau und nicht zuletzt die Tonalität. Denn gerade in Problemsituationen kann der richtige Ton über ein gutes oder schlechtes Nutzererlebnis entscheiden. Praxisnah übten wir in Kleingruppen das Gelernte ein, so dass die nächste Fehlermeldung nicht nur den Standards bei DATEV entspricht, sondern auch einen weiteren großen Schritt in Richtung Nutzerzentrierung darstellt.

Die gemeinsam erarbeiteten Regeln für Fehlermeldungen haben sich mittlerweile als Blaupause bewährt: Nach demselben Muster werden kontinuierlich weitere Guidelines für verschiedene Dialogtypen entwickelt.

Die UX-Writing-Rolle, welche 2022 initiiert wurde, ist mittlerweile etabliert und stößt auf großes Interesse. UX Writing fließt immer weiter in die Produktentwicklungsprozesse ein, interne Kompetenzen und Prozesse werden stetig verbessert. Die Leitlinien für UX-Writing sind ein lebendiges Dokument, das kontinuierlich weiterentwickelt wird und fest ins Designsystem integriert ist – immer nah an der Praxis, immer auf dem aktuellen Stand. Die Rolleninhaber*innen sind untereinander gut vernetzt und ein wachsendes Trainingsangebot unterstützt und motiviert.

DATEV und UX&I treiben den UX-Writing-Aufbau weiter gemeinsam voran. Unsere UX-Writing-Trainings sind fest ins Weiterbildungsprogramm bei DATEV integriert. Wir stehen in engem Austausch mit der Community of Practice, erarbeiten Hand in Hand neue Konzepte und beraten gezielt mit unserer Praxiserfahrung, beispielsweise wenn es um das passende Tooling oder den Ausbau von Prozessen geht. Aus der Beratung ist eine echte Partnerschaft gewachsen: Mittlerweile unterstützen wir DATEV auch operativ – mit UI- und UX-Design sowie konzeptionell-strategischer Begleitung.