Wann wir suchen
Am liebsten sofort.
So bleibt genug Zeit, dich in Ruhe einzuarbeiten und gemeinsam mit deiner Vorgängerin eine reibungslose Übergabe zu gestalten.
Die Position ist zunächst befristet als Elternzeitvertretung in Teilzeit (20-30h / Woche), mit Option auf eine unbefristete Übernahme – denn vieles spricht dafür, dass wir die Aufgaben nach ihrer Rückkehr langfristig aufteilen möchten.
Dein zentraler Verantwortungsbereich
Du bist das organisatorische Rückgrat unseres Teams – freundlich, strukturiert und serviceorientiert.
Zu deinen Aufgaben gehören im Kern:
- HR-Alltag & People-Ops: Ansprechpartner für alle lohnrelevanten Themen, Ansprechpartner für Abwesenheiten z.B. Urlaubsregelungen, Krankheit, Elternzeiten etc., Pflege von Personio, Vertrags- und Zeugniswesen, On- und Offboarding.
- Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung: Vorbereitung und Prüfung der Lohnabrechnungen, Gehaltsüberweisungen, Austausch mit Steuerberatung.
- Office-Management: Organisation des Büroalltags in Düsseldorf – Post, Dokumentenverwaltung, Einkauf, Ausstattung, Dienstleisterkoordination, Empfang & Telefon, Kommunikation mit Versicherungen, Autohäusern und Dienstleistern sowie Beschaffung von Hardware, Firmenhandys etc.
- Organisation & Planung: Unterstützung bei Team-Events (Weihnachtsfeier, Sommerfest, Offsite), kleinere Ad-hoc-Themen.
Dein erweiterter Verantwortungsbereich
Ein Teil deiner Rolle ist nah dran am Bereich Finance – denn viele unserer Themen greifen hier ineinander.
Unsere Kollegin, die den Finance-Bereich verantwortet, sitzt ebenfalls in Düsseldorf – direkt neben dir. Das ist praktisch, denn ihr arbeitet eng zusammen und könnt euch jederzeit austauschen.
Und: Auch Finance macht mal Urlaub, daher ist es wichtig, dass du Interesse und Bereitschaft für Finance-Themen mitbringst, um sie in dieser Zeit zu vertreten.
Wie wir technisch aufgestellt sind
Wir leben den digitalen Alltag. Word- oder Excel-Vorlagen suchst du bei uns vergeblich.
Stattdessen arbeiten wir mit modernen Tools wie Personio (HR), Pleo (Kreditkarten), Slack (Kommunikation), Gmail (Mail), Miro (Kollaboration), Datev (FiBu) und Notion (Dokumentation).
Du musst die Tools nicht kennen – wichtig ist nur, dass du offen bist und Spaß daran hast, dich einzuarbeiten. Wenn du gerne Dinge vereinfachst und digital denkst, bist du hier genau richtig.
Was du mitbringst
- Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder im HR-Umfeld
- Freude daran, Menschen und Strukturen zusammenzubringen
- Organisationstalent, Hands-on-Mentalität und Serviceorientierung
- Lust auf digitale Tools & effiziente Prozesse
- Eine positive, verbindliche Art und Humor – denn beides macht den Unterschied
- Bonus: Kenntnisse in DATEV oder Personio.
